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英语师范学院·9170官方金沙入口会议室使用管理规定

发布日期:2021-11-29   来源:   点击量:

为加强对学院会议室管理,提高利用率,保证各类会议的顺利召开及会议室规范有序使用,更好地为全院师生提供服务,特制定会议室使用管理规定:

1.会议室由学院办公室统一管理,统筹协调安排使用,并负责卫生、安全以及对室内设备物品的管理和维护。

2.院级重要会议由办公室牵头承办召开,办公室负责做好各项会前准备、会中服务和会后整理工作。

3.分管院领导组织的专门会议或各部门承办会议,须由分管院领导或承办部门指定人员,至少在会前一个工作日与办公室联系,并填写会议室使用登记表,以便办公室及时做好协调工作,会议相关接待工作,由各部门指定人员负责。

4.每周会议室在安排会议时,原则上以学院日程安排的会议通知为准。办公室按照“部门会议服从院级会议,先定先使用”的原则统一安排,并做好有关准备工作,保证会议准时召开。

5.会议主办部门应提前到达会场,做好会场布置及准备工作。会议时所需的笔记本电脑等设备由会议主办部门准备。部门会议请自行做好会务服务工作。

6.会议期间要确保会议室的清洁,爱护会议室的设施,在会议室悬挂、张贴标语条幅,需在办公室专人指导下开展,并在用后及时清除,以保持墙面整洁。会后请召开会议各部门负责清理干净会场垃圾等各类物品,检查会议室电源、门窗、空调是否关好。

7.使用会议室时,未经办公室同意,不得改变会议室设备、家具的位置,不得将会议室物品携出室外,不得擅自动用室内音响、投影等设备。如需挪动桌椅,应在填写申请表时一并告知办公室,并在会后要将桌椅摆回原样,摆放整齐。

8.各部门召开会议前要学习会议室各种设施的使用方法,同时爱护会议室各种设施,如有损坏,按学院规定赔偿。

9.会后,学院办公室派人对会议室内设施进行检查,如果会议室内设施发生损坏,学院将追究相关部门的责任。